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规范报销流程，确保合规透明各位易点的伙伴们，大家好
欢迎观看本次费用报销培训视频，我是财务共享中心aaron 陈朝江的数字人分身，本次培训旨在帮助大家清晰了解公司报销政策，掌握规范操作流程，避免因不合规报销引发的财务风险。
本次培训的核心目标有以下三点：
1.明确有效报销凭证的标准
2.掌握不同费用的报销流程
3.识别高风险违规行为
费用报销的三项基本原则
1.真实性，所有报销必须基于实际发生的业务活动,票据信息需真实准确反映消费情况,不得虚构或篡改交易内
容。
2.合规性，报销项目需符合公司财务政策及国家相关法规要求,禁止报销违规消费项目及超标费用。
3..必要性，费用支出需与业务开展直接相关,是完成工作任务，所必需的合理开支,避免非必要消费。
那么哪些是有效的报销凭证呢？日常工作中如何去区分呢？
这张图我列举了一些常见的发票类型，明确了不同发票的的使用范围及报销要求，接下来我们逐一去认识一下
首先我们看到的是增值税专用发票，目前专票分为纸质票及电子票，图中展示的是增值税纸质专票，增值税纸质专用发票通常为三联,购买方需取得红联发票联、绿联抵扣联。检查金额、发票专用章是否清晰，报销时需是交原件抬头必须完整无误填写购买方公司名称、税号、地址、开户行等信息
下面这张图片展示的也是专用发票，与上图纸质发票的不同之处在于介质不同，纸质发票需将所需信息打印在税务局提供的特定纸张上，而电子专票则是通过电子形式开具，与纸质专票具有同等法律效力，通常以PDF或OFD格式保存，同样需确保信息准确无误，特别是发票代码、号码、开票日期、购销双方的详细信息以及清晰的电子签名或签章。报销时需上传PDF或OFD格式原文件
下面展示的是增值税普通发票的纸质版和电子版两种形式，增值税纸质普通发票通常为二联,发票联报销时需提交原件，抬头需完整无误填写购买方公司名称及税号,地址开户行等信息选填，如填写选填部分信息，需保证信息完全正确，检查金额、发票专用章是否清晰，电子普票抬头填制要求与纸质票一致，报销时需上传PDF或OFD格式原文件
那大家可能就会有疑问了，根据前面的学习，了解到专票和普票无论是以哪种形式呈现，其法律效力都是一样的，那么专票跟普票之间的区别是什么呢？简单来说，同样金额不同类型的发票会导致部门最终承担费用不同。专用发票：税金不计入部门费用，费用承担更少；普通发票：价税合计金额计入部门费用，费用增加，举个例子，收到一张隔壁安朴酒店开来的住宿发票，发票类型是普通发票，税额为188.88，此时正确的做法就应该要求他向我公司重新开具增值税专用发票，普通发票的税额+不含税会直接进入部门费用，专用发票仅不含税金额部分计入费用，所以建议大家开票时优先开具专票哦
添加一个小知识点，我们接着看下一个票据类型，这是一张机票有效报销凭证，顺便说一下登机牌不属于财务报销凭证，只能作为登机使用，机票同样也分为电子票和纸质票两种，电子票在行程结束后联系对应航空公司、携程、飞猪等原出票OTA平台发送电子版行程单，须填写完整无误购买公司名称、税号等信息，报销时需上传OFD原文件；
纸质机票报销凭证通过机场航司柜台打印，或行程结束后联系携程、飞猪等原出票OTA平台打印(邮寄可能收取快递费用，建议大家优先开具电子票)，纸质行程单无需填写公司抬头,需核对人名、行程信息无误，报销时需提交纸质原件；部分行程可能仅支持开具增值税电子发票，此类情况开具增值税发票时需要将乘机人、航班号、行程信息、日期等备注在票面上；
接下来我们看到的是景点门票，能够作为有效的报销凭证的条件如下：印有景区名称、票价、日期等信息，另有税务监制章，报销时需提供原件，通过三方平台购买的可在对应平台开具增值税普通发票，填制要求与普票一致；通用定额发票主要用于餐饮、交通(出租车、停车)、零售小店等小额交易，目前此类发票正在逐步减少，请大家优先开具增值税发票；
火车票报销凭证目前也是分为纸质版和电子版，纸质版需在行程结束180内通过火车站自助售票机、人工窗口打印，票面需显示仅供报销使用，报销时需提交纸质报销凭证；推荐大家优先使用电子客票，行程结束后可通过12306APP进行开具，票面上需填写公司名称及税号，具体开具指南后面单独讲解；线下乘坐出租车发票需列明车牌号、乘降时间、公里数、总金额等要素，出租车票不得连号报销；
通过上滴滴商旅平台打车的行程发生高速费用，优先让司机师傅垫付后自行添加至订单中，如遇特殊情况需要自行垫付需提供相关报销凭证进行报销，纸质通行票可通过告诉出口闸道获取；司机通过ETC支付高速费用可开具通行费电子发票，票面需列明车牌号，高速出入口、金额等信息；
财政票据分为非税收入通用票据(用于行政事业性收费)、社会团体会费票据(会员缴纳会费时使用)，此类型一般比较少见，大家仅做了解即可；
发票如出现以下情况不得进行报销
1、开票与报销主体不一致，名称、税号等抬头信息与报销主体不一致、抬头为"个人"的发票不能报销。
2、发票不完整，含有"详见销货清单"字样,但未附带开票系统打印的清单。
3、发票要素不全/不对，专票四要素:名称、税号、地址电话、开户行及账号
普票两要素:名称、税号,如填写四要素需全部正确
4、纸质票据信息模糊，纸质票据所示信息字迹模糊不请或破损,发票章不清晰
5查验异常票据、系统查验不通过的发票及非税务监制或财政监制的收据
6、非交易方开具的发票、典型情况:A公司采购,B公司(无业务关系)开票，税务认定:属于虚开发票
前面提到的铁路电子客票开具方式如下，实名制注册登录12306APP，点击我的订单，找到电子发票功能，维护发票抬头及接收邮箱，发票抬头需与本人合同签署主体保持一致，最后点击开具电子发票，找到需要开票的行程，提交开票后关注预留邮箱的发送情况即可；
第二部分是对现有的费用报销流程进行解释，协助大家快速找到匹配经济实质的报销流程
所有的费用报销流程均通过公司统一的OA系统进行提交
费用报销流程主要有以下6个流程：
，用于提交业务招待申请-仅用于事先申请,后续报销在1002号,需关联本流程中已审批完成的申请单号。
1002 费用报销申请审批流程 <个人垫资拿到发票后报销或借款后冲个人借款流程。多见招待费，团建费，福利费，技术服务费，中介服务费，办公费，低值易耗品，快递费等>
1005 其他付款申请审批流程 <公对公支付拿到发票且有合同签署，按照合同约定条款付款；或预付后拿到发票后冲预付款。多见技术服务费，中介服务费，服务器费用，房租物业，广宣费等>
1001 差旅报销申请审批流程 出差期间发生的费用<商旅平台不支持或出现系统原因只能线下订票或酒店，打车等拿票回来报销>
1009 个人借款/预付申请审批流程 <个人借款或对公预付流程，有采购申请或合同依据>
1010 个人清借款申请审批流程 <个人借款1009未使用完毕，归还现金到公司账户清理账务>
OA流程填报注意事项如下：
1.报销主体选择，报销主体应选择自己的公司合同主体;即入职时HR签署的劳动合同主体;
同时报销的发票主体需和自己的合同主体一致;
2.报销单填写完整，按照系统提示填写报销单,详细注明报销事项、金额、日期、报销类型等必要信息。请确保所填写信息真实、准确、完整;
3.附件上传规范
附件上传与报销相关的电子凭证,消费小票、支付截图、酒店住宿水单、行程单等;发票需上传至发票明细处,多张纸质发票请勿合并拍照,系统无法多张识别;
4.发票合规有效，电子发票必须为合法有效的发票,且应符合专票四要素、普票两要素原则;
扫描件应确保清晰、完整,不得有遮挡、模糊或缺失关键信息的情况;
5报销汇率如何计算，如invoice开具为外币,报销币种为人民币,填写报销金额时可按照支付时点扣减的人民币金额为准,也可以按照OA系统中当月汇率自行折算;
6.提交纸质单据，如果报销票据涉及机票、火车票原件、纸质，增值税发票、过路费、出租车发票,需要提交流程后交给财务,交付物:OA打印申请单+纸质发票;其他电子发票无需打印递交;
第三部分是对常见的费用报销要求进行说明以及常见流程提报示例
大家日常高频使用的费用报销有差旅费、办公费、业务招待费、福利费及其他专项支出
差旅费指因工作事宜在工作日去常驻工作地以外城市且单次不超过30天所发生的城际交通费、住宿费、差旅补助、市内交通费和差旅交通工具意外保险费等。其中机票、酒店、用车等项目的预定须通过商旅平台，如遇极特殊原因无法使用公司商旅平台，可先自行线下预订，后在 OA 系统中1001流程申请差旅费报销，并提供特殊原因对应的截图。具体的差旅标准请参看最新版财务报销制度；员工出差均须通过飞书"EHR系统"提前申请，申请通过后出差行程自动同步商旅平台，出差行程变更需同步变更“EHR”。
国内出差的的市内交通费标准较历史标准有所增加，商旅平台额度也将会进行同步刷新
交通费用较历史无较大变化，北上广深市内交通费由200元每天增加至250元
国内住宿方面根据城市体量进行了新的划分，一类城市北上广深住宿标准提高至人民币550元每天，新增新一线城市分类，二线城市根据经济发展、实际消费等多方面考虑有所增加，
针对最新差旅标准的主要变更点作以下前后对比，主要是对于酒店住宿、市内用车及差补标准进行了调整，海外出差行程由于国家及地区分类较多不便展示，请大家参看最新版财务报销制度
办公费的范围有日常办公用品、装订打印费、文件翻译费、快递费等费用。
按照公司《采购管理制度》规定,对于办公用品采购应实行供应商比价制度,本着物美价廉、货比三家的原则进行采购,人力资源共享中心/SSC进行采购时通过商品比价后可确定日常办公用品采购的供应商。
办公用品申请报销时需关联已审批通过的7001采购申请、报销时需要有采购发票、办公费统一由公司人力资源共享中心/SSC管理和报销。
OA填报要求：
公司主体：选择的公司主体应和发票开具主体一致，此处默认主体为申请人所属的合同主体；
费用类别：其他费用；费用类型：部门办公费，选择对应的三级明细类型；
备注：详细说明报销费用的用途及原因、时间，上传报销附件，即需提交资料的文件。
业务招待费报销
1、适用于日常招待客户所产生的费用,包括但不限于餐费、礼品、机票、住宿等
2、所有业务招待费用必须事先通过OA系统1007业务招待费申请流程,经批准后方可使用;
3、费用报销时须关联业务招待申请流程,详细说明业务招待事由、对象、参加人员、招待地点等信息;
4、费用报销时须提供发票、菜单或水单以及银行卡或第三方支付的凭单,并与申请信息保
持一致;
5、报销日期距离发票开具日期超过3个月但不足6个月的,按发票总额的75%报销,超过6
个月的发票不予报销;
7、严禁单笔招待费用分拆报销;实际招待金额；不得超出招待申请流程事先审批金额;
福利费报销范围有团队建设费费、日常福利费、生日福利费、节日福利费、商业保险费、
体检费等可依据公司福利政策报销的费用
1、日常福利:由公司人力资源共享中心统一管理和报销,其他人员不得申请报销此类费用。
2、节日福利、生日福利、商业保险费、体检费等集体福利费用:由人力资源共享中心统一管理和报销,其他部门申请报销需由人力资源共享中心审批同意。
3、团队建设费:由各部门自行申请,由人力资源部人力资源共享中心福利专员进行审核登记。
接下来是个情景模拟，背景如下泡泡玛特同学Base在西安点告，前些天去拜访了在北京的A客户，期间发生了来回的机票费用1500.00元，从家里到西安机场打车80元，从大兴机场到A客户公司打车120元，在北京停留一晚发生酒店费用500元，当天中午请A客户吃铜锅涮肉继续商讨合作项目，午餐消费300元，北京市内打车180元；
随即引发如下问题：
Q1：泡泡玛特同学能够在哪个公司主体下报销？
Q2：泡泡玛特同学有哪些费用需要自己通过OA报销，需要自己提交报销的金额是多少？
Q3：泡泡玛特同学本次出差补助及住宿节省奖励分别是多少？
Q4：泡泡玛特同学本次出差中那些场景需要事前审批？
Q1答案：情景模拟中主要涉及差旅费跟业务招待费，他的劳动关系在西安点告，故此他的费用只能在这个公司下报销
Q2答案：只有业务招待费300元需要自行提交报销，剩余机票、打车、酒店费用均可通过商旅平台结算，无需垫款
Q3答案：按照新版差旅标准，出差补助1天*100=100
住宿节省按照北京最新标准550元，节省奖励50*20%=10
Q4答案：按照财务报销制度，出差、业务招待均需提前申请
那么业务招待费应该如何报销呢？首先在实际招待之前需提前提交1007业务招待费申请，标红星号部分为必填项，请按照实际情况据实填写，实际招待金额不得大于预估金额；
实际招待完成之后，取得了相关票据后，可发起1002费用报销流程，确保发票抬头无误并与报销主体一致，报销主体默认为发起人合同主体，费用类别选中业务招待费，关联1007业务招待申请已通过流程单号，据实填写招待总结，附件中需上传支付记录及结账单或菜单截图，发票上传至发票明细处，系统将自动识别填写，当天开具的发票提交查验可能会显示失败，可在次日重试，以上信息填制完成后点击保存并提交，如有纸质发票需打印报销申请单粘贴发票原件提交至财务共享中心
在刚才的情景模拟中假设有如下问题：
1.出差过程中行程变动，出差过程中形成发生变更,无论是目的地变更还是时间变更,均
需通过"EHR"系统变更出差申请,否则将会影响当前出差后续商旅出行,以及次月差补核算。
2.未住酒店奖励申请，如出差跨天但未发生酒店费用,可根据当前出差城市差标*20%计算奖励金额,通过1001差旅报销流程申请未住奖励,未超标酒店节省奖励无需申请,系统根据商旅账单核算,次月与差补一并发放。
3.特殊原因线下报销，如因特殊原因商旅平台无法正常使用,线下购买火车票等特殊场景,可在行程结束30天内通过1001差旅报销流程提交报销申请,并上传特殊原因截图证明。
假设泡泡玛特同学因系统原因未通过商旅平台预定机酒，并且当晚未住酒店可以申请奖励，如何提交流程呢？首先公司主体、报销事由均据实填写，获取的机酒报销凭证上传至发票明细栏，系统自动识别金额，酒店住宿水单需上传至附件，下方差旅明细需关联对应的出差行程，如有未住奖励可填写在降本奖励金额栏，如不涉及其他报销，仅有未住奖励申请也通过该流程申请，上述必填项填制完毕后保存提交即可
真业务、真票据、走流程、留痕迹，下面向同学们介绍常见的违规案例及其带来的风险
常见的违规案例包括但不限于以下几种情况：
1.虚假发票报销，案例：员工使用伪造发票、连号发票或已作废发票报销差旅费。
风险：涉嫌税务违法，企业可能面临补税、罚款甚至刑事责任。
2.拆分报销规避审批，案例：将单笔超限额支出拆分为多笔小额报销，逃避上级审核。
风险：内控失效，可能导致重大资金滥用。
3.私费公报，案例：将个人消费（如家庭聚餐、购物）混入公务开支报销。风险：侵占公司资产，违反廉洁纪律。
4.虚构事项报销案例：虚报未发生的培训、会议费用，或虚构出差行程。风险：构成欺诈，可能被追究法律责任。
5.超额报销案例：住宿费超过公司标准（如标准500元/天，实际报销800元/天），或虚增交通费用。风险：增加企业成本，破坏公平性。
6.替票报销，案例：使用与实际消费内容不符的发票进行报销；风险：个人涉嫌职务侵占及诈骗罪，企业面临税务风险。
“真业务、真票据、走流程、留痕迹”
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Kaitlyn
