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规范报销流程，确保合规透明各位易点天下的伙伴们，大家好，欢迎观看本期费用报销培训分享视频，我是财务共享中心aaron 陈朝江的数字人分身，本次培训旨在帮助大家清晰了解公司报销政策，掌握规范操作流程，避免因不合规报销引发的财务风险。
本次培训的核心目标有以下三点：
1、明确有效报销凭证的标准
2、掌握不同费用的报销流程
3、识别高风险违规行为
费用报销基本原则
1、真实性，所有报销必须基于实际发生的业务活动，票据信息需真实准确反映消费情况，不得虚构或篡改交易内容。
2、合规性，报销项目需符合公司财务政策及国家相关法规要求，禁止报销违规消费项目及超标费用。
3、必要性，费用支出需与业务开展直接相关，是完成工作任务所必需的合理开支,避免非必要消费。
那么哪些是有效的报销凭证？同时在日常工作中需要如何区分呢？
这张图我列举了一些工作中常见的发票类型，明确了不同发票的使用范围及报销要求接下来我们逐一去认识一下
首先，我们关注的是增值税专用发票。目前，专票分为纸质票和电子票两种类型。图中展示的是增值税纸质专票。增值税纸质专用发票通常包含三联，其中购买方需要取得红联（发票联）和绿联（抵扣联）。在取得发票后，应第一时间检查金额及发票专用章是否清晰可见。此外，抬头部分必须完整且无误地填写购买方公司的名称、税号、地址、开户行等信息。报销时，需提交红联和绿联这两联发票的原件。
下面这张图片展示的同样是专用发票，与上图所示的纸质发票的主要区别在于介质不同。纸质发票需要将所需信息打印在税务局提供的特定纸张上，而电子专票则是通过电子形式开具，具备与纸质专票同等的法律效力。电子专票通常以PDF或OFD格式保存，同样需要确保信息准确无误，尤其是发票代码、号码、开票日期、购销双方的详细信息以及清晰的电子签名或签章。在报销时，必须上传PDF或OFD格式的原文件。
以下展示的是增值税普通发票的纸质版和电子版两种形式。增值税纸质普通发票通常为两联，报销时需提交发票联的原件。抬头必须完整无误地填写购买方公司名称及税号，地址和开户行等信息可选填。若填写选填部分信息，需确保信息完全准确。同时，需检查金额和发票专用章是否清晰可见。电子普通发票的抬头填制要求与纸质发票相同，报销时需上传PDF或OFD格式的原文件。
那大家可能就会有疑问了，根据前面的学习，了解到无论是以何种形式呈现的专票和普票，其法律效力都是相同的，那么专票与普票之间的区别究竟是什么呢？简单来说，同样金额但不同类型的发票会导致部门最终承担的费用有所不同。专用发票：税金不计入部门费用，因此费用承担更少；普通发票：价税合计金额一并计入部门费用，导致费用增加。举个例子，假设收到一张隔壁安朴酒店开来的住宿发票，该发票类型为普通发票，税额为188.88元，此时正确的做法是要求对方重新向我公司开具增值税专用发票。因为普通发票的税额加上不含税金额会直接计入部门费用，而专用发票仅不含税金额部分计入费用。因此，建议大家开票时优先选择开具专票。
添加一个小知识点，我们接着看下一个票据类型，这是一张机票有效报销凭证，顺便说一下登机牌不属于财务报销凭证，只能作为登机使用，机票同样也分为电子票和纸质票两种，电子票在行程结束后联系对应航空公司或携程、飞猪等原出票OTA平台发送电子版行程单，须填写完整无误购买公司名称、税号等信息，报销时需上传OFD原文件；
纸质机票报销凭证可通过机场航司柜台打印，或在行程结束后联系携程、飞猪等原出票OTA平台进行打印（邮寄可能产生快递费用，建议优先选择开具电子票）。纸质行程单无需填写公司抬头，但需核对人名和行程信息无误，报销时必须提交纸质原件。部分行程可能仅支持开具增值税电子发票，在此类情况下，开具增值税发票时需在票面上备注乘机人、航班号、行程信息及日期等关键信息。
接下来我们将看到景点门票，能够作为有效报销凭证的条件如下：需印有景区名称、票价、日期等信息，并加盖税务监制章。报销时必须提供原件。若通过第三方平台购买，可在相应平台开具增值税普通发票，填制要求与普通发票一致。通用定额发票主要用于餐饮、交通（如出租车、停车）、零售小店等小额交易，但目前此类发票正在逐步减少，建议大家优先开具增值税发票。
火车票报销凭证目前分为纸质版和电子版两种形式。纸质版需在行程结束后的180天内，通过火车站自助售票机或人工窗口进行打印，票面应明确标注“仅供报销使用”，报销时需提交此纸质报销凭证。推荐大家优先选择使用电子客票，行程结束后可通过12306APP开具电子报销凭证，票面上需填写公司名称及税号，具体开具指南将在后续单独讲解。此外，线下乘坐出租车所获取的发票，需详细列明车牌号、乘降时间、公里数及总金额等关键信息，且出租车票不得连号报销。
在滴滴商旅平台打车过程中产生的高速费用，原则上由司机师傅先行垫付，待行程结束后再将该费用添加至订单中。如遇特殊情况需乘客自行垫付，须提供相应的报销凭证以便报销。纸质通行票可在高速出口闸道处获取；若司机通过ETC支付高速费用，可开具通行费电子发票，票面应详细列明车牌号、高速出入口及金额等信息。
财政票据分为非税收入通用票据(用于行政事业性收费)、社会团体会费票据(会员缴纳会费时使用)，此类型一般比较少见，大家仅做了解即可；
发票若出现以下情况，不得进行报销：
1. 开票与报销主体不一致：名称、税号等抬头信息与报销主体不符，或抬头为“个人”的发票不予报销。
2. 发票不完整：含有“详见销货清单”字样，但未附带开票系统打印的清单。
3. 发票要素不全或错误：专票需具备四要素，名称、税号、地址电话、开户行及账号；普票需具备两要素，名称、税号。若填写四要素，则需全部正确。
4. 纸质票据信息模糊：纸质票据所示信息字迹模糊不清或破损，发票章不清晰。
5. 查验异常票据：系统查验不通过的发票，以及非税务监制或财政监制的收据。
6. 非交易方开具的发票：典型情况如A公司采购，B公司（无业务关系）开票，税务认定属于虚开发票。
前文所述的铁路电子客票开具流程如下：首先，需实名制注册并登录12306APP，进入“我的订单”页面，找到“电子发票”功能。接着，维护发票抬头及接收邮箱信息，确保发票抬头与本人合同签署主体一致。最后，点击“开具电子发票”，选择需开票的行程并提交。提交后，请留意预留邮箱的邮件发送情况。特别提醒，跨境铁路行程 （包括香港）不提供电子车票，需在车站打印纸质报销凭证。
第二部分是对现有的费用报销流程进行解释，协助大家快速找到匹配经济实质的报销流程
所有的费用报销流程均通过公司统一的OA系统进行提交
费用报销流程主要包括以下六个流程：
一零零七号流程用于提交业务招待事项申请，仅限于事先申请，后续报销需在一零零二号流程中进行，且需关联本流程中已审批完成的申请单号。
一零零二号费用报销申请审批流程适用于个人垫资后，在拿到发票进行报销，或借款后冲抵个人借款的情况。常见费用包括招待费、团建费、福利费、技术服务费、中介服务费、办公费、低值易耗品费及快递费等。
一零零五号其他付款申请审批流程适用于公对公支付，在拿到发票且有合同签署的情况下，按照合同约定条款进行付款；或预付后拿到发票冲抵预付款。常见费用包括技术服务费、中介服务费、服务器费用、房租物业费及广告宣传费等。
一零零一号差旅报销申请审批流程适用于出差期间发生的费用，当商旅平台不支持或因系统原因只能线下订票、酒店、打车以及购买差旅意外保险时，需在出差结束后持票进行报销。
一零零玖号个人借款及预付申请审批流程适用于个人借款或对公预付的情况，需要有采购申请或合同作为依据。
一零一零号个人清借款申请审批流程适用于一零零玖号流程中未使用完毕的个人借款，需归还现金至公司账户以清理账务。
OA流程填报注意事项如下：
1. 报销主体选择：报销主体应选择自己所在的公司合同主体，即入职时与HR签署的劳动合同主体。同时，报销的发票主体需与自己的合同主体保持一致。
2. 报销单填写规范：按照系统提示完整填写报销单，详细注明报销事项、金额、报销类型等必要信息。请确保所填写信息真实、准确、完整。
3. 附件上传要求：附件模块上传与报销相关的电子凭证，如消费小票、支付截图、酒店住宿水单、打车行程单等。发票需上传至发票明细处，多张纸质发票请勿合并拍照，以免系统无法识别。
4. 发票合规性：电子发票必须为合法有效的发票，且应符合专票四要素、普票两要素原则。纸质票扫描件应确保清晰、完整，不得有遮挡、模糊或缺失关键信息的情况。
5. 报销汇率计算：如发票开具为外币，而报销币种为人民币，填写报销金额时可按支付时点扣减的人民币金额为准，也可根据OA系统中当月汇率自行折算。
6. 纸质单据提交：若报销票据涉及机票、火车票纸质凭证、纸质增值税发票、过路费、出租车发票，需在提交流程后将相关单据交给财务。交付物包括：OA打印申请单及纸质发票；其他电子票据无需打印递交。
第三部分是对常见的费用报销要求进行说明以及常见流程提报示例
大家日常高频使用的费用报销有差旅费、办公费、业务招待费、福利费及其他专项支出等
差旅费指因工作事宜在工作日去常驻工作地以外城市且单次不超过30天所发生的城际交通费、住宿费、差旅补助、市内交通费和差旅交通工具意外保险费等。其中机票、酒店、用车等项目的预定须通过商旅平台，如遇极特殊原因无法使用公司商旅平台，可先自行线下预订，后在 OA 系统中一零零一流程申请差旅费报销，并提供特殊原因对应的截图。具体的差旅标准请参看最新版财务报销制度；员工出差均须通过飞书"EHR系统"提前申请，申请通过后出差行程自动同步商旅平台，出差行程变更需同步变更“EHR”。
国内出差的市内交通费标准相较于历史标准有所提升，主要变化体现在一线城市——北京、上海、广州、深圳，其每日标准从原来的200元上调至250元。同时，滴滴商旅平台的额度也将同步更新。
国内住宿标准已根据城市规模进行重新划分。一类城市，即北上广深，其住宿标准提升至每日550元人民币。此外，新增了新一线城市类别。二线城市的住宿标准则综合考虑经济发展水平、实际消费能力等多方面因素，进行了相应提升。
针对最新差旅标准的主要变更点，进行以下前后对比说明。此次调整主要涉及酒店住宿、市内用车及差旅补贴标准。鉴于海外出差行程涉及的国家及地区分类较多，不便在此一一展示，请大家参阅最新版财务报销制度以获取详细信息。
办公费的范围有日常办公用品、装订打印费、文件翻译费、快递费等费用。
按照公司《采购管理制度》规定,对于办公用品采购应实行供应商比价制度,本着物美价廉、货比三家的原则进行采购,人力资源共享中心/SSC进行采购时通过商品比价后可确定日常办公用品采购的供应商。
办公用品申请报销时需关联已审批通过的七零零一采购申请、报销时需要有采购发票、办公费统一由公司人力资源共享中心/SSC管理和报销。
OA填报要求：
公司主体：选择的公司主体应和发票开具主体一致，此处默认主体为申请人所属的合同主体；
费用类别：其他费用；费用类型：部门办公费，选择对应的三级明细类型；
备注栏需详细说明报销费用的用途及原因、时间，上传报销附件，即需提交资料的文件。
业务招待费报销
1、适用于日常招待客户所产生的费用,包括但不限于餐费、礼品、机票、住宿等
2、所有业务招待费用必须事先通过OA系统一零零七业务招待费申请流程，经批准后方可使用;
3、费用报销时须关联业务招待申请流程,详细说明业务招待事由、对象、参加人员、招待地点等信息;
4、费用报销时须提供发票、菜单或水单以及银行卡或第三方支付的凭单,并与申请信息保持一致;
5、报销日期距离发票开具日期超过3个月但不足6个月的,按发票总额的75%报销,超过6个月的发票不予报销;
6、严禁单笔招待费用分拆报销;实际招待金额；不得超出招待申请流程事先审批金额;
福利费报销范围有团队建设费、日常福利费、生日福利费、节日福利费、商业保险费、体检费等可依据公司福利政策报销的费用
1、日常福利:由公司人力资源共享中心统一管理和报销，,其他人员不得申请报销此类费用。
2、节日福利、生日福利、商业保险费、体检费等集体福利费用：由人力资源共享中心统一管理和报销，其他部门申请报销需由人力资源共享中心审批同意。
3、团队建设费:由各部门自行申请,由人力资源部人力资源共享中心福利专员进行审核登记。
接下来是个情景模拟，背景如下泡泡玛特同学Base在西安点告，前些天去拜访了在北京的A客户，期间发生了来回的机票费用1500元，从家里到西安机场打车80元，从大兴机场到A客户公司打车120元，在北京停留一晚发生酒店费用500元，当天中午请A客户吃铜锅涮肉继续商讨合作项目，午餐消费300元，北京市内打车180元；
随即引发如下问题：
Q1：泡泡玛特同学能够在哪个公司主体下报销？
Q2：泡泡玛特同学有哪些费用需要自己通过OA报销，需要自己提交报销的金额是多少？
Q3：泡泡玛特同学本次出差补助及住宿节省奖励分别是多少？
Q4：泡泡玛特同学本次出差中那些场景需要事前审批？
Q1答案：情景模拟中主要涉及差旅费跟业务招待费，他的劳动关系在西安点告，故此他的费用只能在这个公司下报销
Q2答案：只有业务招待费300元需要自行提交报销，剩余机票、打车、酒店费用均可通过商旅平台结算，无需垫款
Q3答案：按照新版差旅标准，出差补助1天乘以100每天的补助标准
住宿节省按照北京最新标准550元，节省奖励等于节省金额50乘以15%计算
Q4答案：按照财务报销制度，出差、业务招待均需提前申请
那么业务招待费应该如何报销呢？首先在实际招待之前需提前提交一零零七业务招待费申请，标红星号部分为必填项，请按照实际情况据实填写，实际招待金额不得大于预估金额；
实际招待完成后，取得相关票据后，可启动一零零二费用报销流程。务必确保发票抬头准确无误，并与报销主体保持一致，报销主体默认为发起人合同主体。选择费用类别为“业务招待费”，关联已通过的一零零七业务招待申请流程单号。如实填写招待总结，附件中需上传支付记录、结账单或菜单截图。将发票上传至发票明细处，系统将自动识别并填写信息。若当天开具的发票提交查验显示失败，可在次日重试。以上信息填写完毕后，点击保存并提交。如有纸质发票，需打印报销申请单，并将发票原件粘贴后提交至财务共享中心。
在刚才的情景模拟中假设有如下问题：
1、出差过程中行程变动，出差过程中形成发生变更,无论是目的地变更还是时间变更,均需通过"EHR"系统变更出差申请,否则将会影响当前出差后续商旅出行,以及次月差旅补助核算。
2、未住酒店奖励申请，如出差跨天但未发生酒店费用，可根据当前出差城市差旅标准的20%计算奖励金额，通过一零零一差旅报销流程申请未住奖励，未超标酒店节省奖励无需申请，系统根据商旅账单核算，次月与差旅补助一并发放。
3、特殊原因线下报销，如因特殊原因商旅平台无法正常使用,线下购买火车票等特殊场景，可在行程结束后30天内通过一零零一差旅报销流程提交报销申请,并上传特殊原因截图证明
假设泡泡玛特同学因系统原因未通过商旅平台预定机酒，并且当晚未住酒店可以申请奖励，如何提交流程呢？首先公司主体、报销事由均据实填写，获取的机酒报销凭证上传至发票明细栏，系统自动识别金额，酒店住宿水单需上传至附件，下方差旅明细需关联对应的出差行程，如有未住奖励可填写在降本奖励金额栏，如不涉及其他报销，仅有未住奖励申请也可通过该流程申请，上述必填项填制完毕后保存提交即可
真业务、真票据、走流程、留痕迹，分享结尾向同学们介绍常见的违规案例及其带来的风险
常见的违规案例包括但不限于以下几种情况：
1.虚假发票报销，案例：员工使用伪造发票、连号发票或已作废发票进行报销。
风险：涉嫌税务违法，企业可能面临补税、罚款甚至刑事责任。
2.拆分报销规避审批，案例：将单笔超限额支出拆分为多笔小额报销，逃避上级审核。
风险：内控失效，可能导致重大资金滥用。
3.私费公报，案例：将个人消费（如家庭聚餐、购物）混入公务开支报销。风险：侵占公司资产，违反廉洁纪律。
4.虚构事项报销案例：虚报未发生的培训、会议费用，或虚构出差行程。风险：构成欺诈，可能被追究法律责任。
5.超额报销案例：住宿费超过公司标准（如标准500元每天，实际报销800元每天），或虚增交通费用。风险：增加企业成本，破坏公平性。
6.替票报销，案例：使用与实际消费内容不符的发票进行报销；风险：个人涉嫌职务侵占及诈骗罪，企业面临税务风险。
本次分享即将结束，感谢各位的耐心观看。若您还有其他疑问，欢迎通过易鲸灵平台提问或转接人工服务进行咨询，财务共享中心将竭诚为您提供优质服务。
캐릭터 설명
A youthful male wearing casual comfortable sweater and khaki pants exuding an energetic vibe while smiling at the camera with ease.
Kaitlyn
